Papierloses Büro auch weiterhin Utopie

Im Zuge nachhaltiger und zukunftsorientierter Unternehmensführung wird immer wieder das papierlose Büro diskutiert. In vielen Bereichen bleibt dies auch weiterhin Zukunftsmusik, u. a. in Kanzleien und Ämtern, wo auch aus rechtlichen Gründen noch viel mit Papierdokumenten und Stempeln gearbeitet wird.

Juristen und das Papier

Ein nahezu papierloses Büro ist in vielen Unternehmen, gerade im IT-Sektor, gut umsetzbar. Auch Kanzleien, Behörden und Ämter arbeiten inzwischen vermehrt mit E-Mails und digitaler Dokumentenarchivierung. Hauptsächlich werden jedoch immer noch Papierdokumente für den Schriftverkehr verwendet. Das hat vor allem rechtliche Gründe: Notarielle Beglaubigungen, gerichtliche Schriftstücke oder Mahnungen sind noch immer auf Papier vorhanden. Formulare in Behörden können zwar am PC ausgefüllt, müssen aber ausgedruckt abgegeben werden.

Stempel zur Legitimierung

Eingehende Schreiben werden weiterhin als Nachweis mit einem Datumeingangsstempel oder bei Weiterbearbeitung mit einem Bearbeitungsstempel versehen. Auch der Kanzleistempel ist aus rechtlichen Gründen noch immer notwendig (siehe Kanzleiverordnung); bei Fehlen kann eine Akte oft nicht weiterbearbeitet werden. Allgemein brauchen auch Unternehmen zumindest einen Firmenstempel, um damit beispielsweise Verträge zu beglaubigen. Im Internet können Firmen ganz einfach genormte oder selbstentworfene Stempel bestellen, z. B. bei Onlineprinters, und nach ihren eigenen Wünsche herstellen lassen.

Digitales Dokumentenmanagement einfacher

Kanzleien und auch Behörden haben allerdings längst gemerkt, dass die riesigen Aktenlager nicht nur unglaublich viel Platz beanspruchen, sondern auch in der digitalen, schnelllebigen Welt die Arbeit unnötig verlangsamen. Deshalb sind sie schon dazu übergegangen, die Papierdokumente zusätzlich zu digitalisieren. Mithilfe eines Dokumentenmanagementsystems können relevante Informationen und Schriftstücke viel schneller wiedergefunden und auch für mobile Geräte bereitgestellt werden. Somit können auch mehrere Personen ortsunabhängig und gleichzeitig darauf zugreifen, ohne dass mehrere Papierkopien erstellt werden müssen. Laut der gesetzlichen Aufbewahrungspflicht müssen allerdings Geschäftspapiere und andere relevante Unterlagen im Original mindestens sieben Jahre aufbewahrt werden. Das bedeutet für Papierdokumente, dass sie auch weiterhin als papiernes Original aufbewahrt werden müssen. Ein analoges Archiv wird es also auch in den nächsten Jahren noch geben. Ob das Rechtssystem sich tatsächlich jemals vom Papier lösen wird, bleibt abzuwarten.

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